Centre de ressources Unions commerciales
La CCI de Lyon au service des commerçants,
des unions commerciales et des fédérations.
Structurer une union commerciale

Organiser l'administration

L'Union Commerciale vit avec et par :
- Ses Assemblées Générales Ordinaires et Extraordinaires
- Ses commissions ou groupes de travail

L'Union Commerciale est dirigée par :
- Un conseil d'administration
- Un bureau



Les assemblées générales

Le rôle des assemblées générales est primordial : il s’agit d’un rassemblement des membres au cours duquel ils reçoivent des informations concernant les projets ou les résultats des actions. C’est aussi au cours de l’assemblée générale que les membres prennent des décisions par voie de vote. C’est l’assemblée générale qui décide de la politique de l’association et définit les objectifs.

Il existe trois sortes d’assemblées :

l’Assemblée Constitutive
Elle n’est pas obligatoire, mais si elle a lieu, tous les membres fondateurs y sont invités. On y adopte les statuts et le règlement intérieur (procès verbal).
Les conditions à remplir sont les suivantes :
  • Résultats à consigner dans un registre spécial,
  • Les feuillets de ce registre doivent être indissociables, cotés et paraphés par le président de l’association,
  • Les membres doivent être portés de façon chronologique, sans blanc ni rature.

l’Assemblée Générale Ordinaire :
Ses compétences
  • Exerce un pouvoir de contrôle en matière de gestion et fonctionnement de l’association,
  • Approuve le budget,
  • Donne quitus aux administrateurs,
  • Elit les administrateurs,
  • A seule le pouvoir de décider des actes essentiels concernant le patrimoine de l’association. Le président et le trésorier présentent leurs rapports (moral et financier) lors de cette assemblée. On définit ensuite les projets à venir et le budget prévisionnel. On peut aussi élire un nouveau bureau ou fixer un nouveau montant de cotisation. La loi n’impose aucune contrainte de quorum ou de majorité pour les votes. Il est donc indispensable de définir les conditions de vote dans les statuts.

l’Assemblée Générale Extraordinaire
Elle se réunit pour les questions urgentes comme les modifications de statuts ou la dissolution de l’association.
Ses compétences :
  • Elle est légitime pour modifier les statuts,
  • Est composée des membres fondateurs, de droit, bienfaiteurs, d’honneur, actifs et adhérents.

Toutes les convocations aux assemblées générales doivent être adréssées au moins 15 jours à l’avance avec toutes les pièces nécessaires.Il faut se reporter aux statuts et/ou règlement interieur pour vérifier les modalités de convocation.

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Le conseil d’administration

Le conseil d’administration détient tous les pouvoirs de la gestion courante de l’association. Il embauche et licencie les salariés, admet et radie les membres, contrôle les dépenses courantes et convoque les assemblées générales.

Le conseil d'administration et le bureau peuvent être confondus. La seule obligation que doit respecter l'association, c'est la désignation d'au moins un représentant personne physique pour exercer les droits dont jouit l'association.

On l'appelle parfois "comité de direction" ou "comité directeur". Il veille au bon fonctionnement de l'association et s'assure de l'application des décisions prises en assemblée générale.

Il est doté des plus larges pouvoirs pour la gestion courante de l'association. Toutefois, il ne peut prendre une décision que les statuts réservent à l'assemblée générale.
Ses compétences principales :
  • Programmation et suivi des activités
  • Préparation de l’Assemblée Générale
  • Embauches et licenciements des salariés
  • Avis sur les exclusions et admissions des membres

Le nombre de membres du conseil d'administration varie en fonction de la taille de l'association.
Les modalités de choix du conseil d’administration doivent être prévues dans les statuts. Il peut être constitué de membres ou de non membres de l’association, de personnes physiques ou morales, françaises ou étrangères.

Les administrateurs sont élus pour une durée déterminée dans les statuts, mais ils peuvent être révoqués à tout moment. Dans ce cas il n’est pas nécessaire d’invoquer une cause de révocation. Le conseil d’administration est composé, si possible, selon une représentativité à la fois géographique et diversifiée quant aux domaines d’activités.

Il est donc nécessaire que le conseil d’administration inclut des personnes représentant toutes les zones du pôle commercial, mais aussi toutes les professions.

Le conseil d'administration peut comprendre des salariés, mais ils ne doivent pas représenter plus du quart des membres du conseil d'administration et ils doivent y figurer en qualité de représentants élus. Ils ne sauraient, néanmoins, exercer, dans ce cadre, un rôle prépondérant au sein de ce conseil ou de cet organe dirigeant. La présence, à titre de simple observateur, d'un salarié au conseil d'administration est admise.
Le caractère désintéressé de la gestion serait remis en cause par l'administration fiscale si cette règle n'était pas respectée.

Les statuts de l’association prévoient les modalités de choix des administrateurs, ceux-ci pouvant être membre ou non membre de l’association, être une personne physique ou morale, française ou étrangère.

Les mineurs, sous réserve de l’autorisation de leurs parents, peuvent être désignés en qualité d’administrateurs.

Seuls les administrateurs et/ou membres élus du bureau, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications.
Selon l'art 200 du CGI les remboursements peuvent être donnés à l’association et faire l’objet d’un réduction d’impôt sur le revenu.
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Le bureau

Il est généralement élu par le conseil d'administration. La création de cette structure ne se justifie que lorsque les adhérents sont très nombreux et qu'il est difficile de réunir régulièrement le conseil d'administration. Il gère l'association au quotidien. Le Bureau est chargé de la mise en oeuvre des décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale.

De manière générale il comprend :

un président qui représente quotidiennement l’association dans tous les actes de la vie civile. Il agit au nom de l’association. Il est considéré comme l’employeur des salariés.]l et est à ce titre pénalement responsable du paiement des cotisations. Il peut agir en justice au nom de l’association, signer les contrats, il ne peut toutefois aliéner les biens de l’association.
  • Il dirige l'administration de l'association: signature des contrats,représentation à l'égard des tiers, action en justice,
  • Il présente le rapport moral à l'assemblée générale,
  • Il préside l'assemblée générale et le conseil d'administration,
  • Il organise les activités de l'association,

un trésorier qui est responsable de la comptabilité de l’association. Il rend compte de sa gestion lors de l’assemblée générale.]l
Il assure la gestion et la comptabilité de l’association. Il peut disposer, seul ou avec le président, de la signature sur les comptes bancaires de l’association.

Tâches principales :
  • Réaliser des états de situation du budget,
  • Effectuer les paiements, tenir la comptabilité, encaisser les cotisations, présenter le rapport financier à l'assemblée générale, établir le budget
  • Placer les excédents de trésorerie,
  • Encaisser les cotisations,
  • Enregistrer les encaissements et les décaissements,
  • Réaliser les déclarations fiscales et diverses (SACEM, etc..),
  • Contrôler l’exécution des conventions de partenariat et les accords de subvention,
  • Solliciter les budgets des actions,
  • Respecter les règles comptables,
  • Etablir le bilan de l’exercice ...

un secrétaire qui est en charge de la tenue des différents registres, rédige les convocations et procès-verbaux des assemblées générales et réunions de bureau et en assure l'archivage.
Il est généralement chargé d’effectuer toutes les formalités administratives liées au développement ou aux transformations de l’association.

Ils se répartissent les tâches de gestion de l'association. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent expressément prévoir cette répartition. Il n'est pas interdit à une même personne de cumuler plusieurs fonctions.

A noter Les salariés ne doivent pas siéger au bureau. Le caractère désintéressé de la gestion serait remis en cause par l'administration fiscale si cette règle n'était pas respectée.

La rédaction d'un procès-verbal du bureau n'est pas obligatoire mais elle est vivement conseillée. Le bureau est chargé de la mise en oeuvre des décisions de l’association.

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Les groupes de travail

Souvent, le président gère seul les différentes activités de l’association. Il s’agit d’une quantité de travail importante qui peut être altérée en raison du manque de temps. Il est donc important de diviser les tâches au sein de l’association.

L’organisation de commissions est fréquente pour les domaines tels que :

la communication : la commission définit la stratégie de communication et élabore un programme. Elle prend en charge la communication interne et externe de l’association.
la comptabilité : cette commission s’occupe de la gestion de la trésorerie, de la recherche de financements et de l’élaboration du budget de l’association.
les animations : cette commission définit un programme d’animations.

On trouve aussi des commissions comme « la commission urbanisme », qui réfléchit aux différents aménagements possibles d’une zone commerciale. Il est possible de mettre en place une « commission de réglementation », qui veillera au respect des réglementations, au sein de l’association comme au cours des ventes au déballage et concours. Bien entendu, il est possible d’organiser d’autres commissions, en fonction des besoins de l’association.

L’intérêt des groupes de travail est de responsabiliser tous les adhérents, afin que chacun se sente impliqué.

Il s’agit aussi de montrer la cohésion entre les membres et leur mobilisation autour des projets de l’association.

Le registre spécial & le registre des délibérations

Le registre spécial
Il est obligatoire. Sur ce registre, doivent être transcrits les changements intervenus dans l’administration de l’association et les modifications apportées aux statuts. Si l’association ne tient pas ce registre, elle s’expose à des sanctions civiles, à savoir la dissolution judiciaire de l’association.
Les dirigeants s’exposent eux à des sanctions pénales, amende de 180 €uros à 4 500 €uros.

Le registre des délibérations
L’association doit également tenir un registre des délibérations, mais cela n’est pas obligatoire. Il consigne toutes les réunions des assemblées. Il est coté et paraphé par le président et doit être conservé au siège de l’association. Tous les procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, des réunions du conseil d’administration et du bureau sont consignés sur ce registre.

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