Centre de ressources Unions commerciales
La CCI de Lyon au service des commerçants,
des unions commerciales et des fédérations.
Communiquer et Animer une union commerciale

Communiquer auprès des adhérents

Les adhérents et les non-adhérents ont besoin de savoir comment l’union commerciale utilise les cotisations.
Plusieurs moyens de communication existent pour les tenir informés des évolutions au sein de l’union commerciale.



Communication à court et moyen terme

L’union commerciale doit montrer son dynamisme chaque jour. Il est important que les commerçants, adhérents ou non-adhérents, soient au courant du moindre événement qui survient dans la vie associative.

Ils deviennent alors la cible de la communication à court terme. En effet ils sont les principaux intéressés par des évènements qui les touchent directement ou indirectement. On entend par « communication à court terme » celle qui a pour but de créer un contact bref, et de donner des informations.

Communication à moyen terme
  • Les comptes-rendus sont des outils efficaces pour un communication à moyen terme. Ils permettent à l'ensemble des adhérents de suivre l'activité de l'union commerciale. . .
  • Les bilans sont aussi des moyens de communication efficaces
Des extraits peuvent servir d'outil de promotion pour trouver des nouveaux adhérents.

Pour des échanges quotidiens
  • par courriers électroniques : rapide, économe et pluriel et permettent de structurer les envois par listes de diffusion.
Précautions En cas de litige, il faut savoir que les mails ne sont qu'un commencement de preuve. Le fait de l’utilisation d’une signature électronique avec un certificat leur confère la même valeur que tout document écrit et signé.
D'un point de vue juridique, un e-mail peut être produit en justice dans tous les cas où la preuve est libre (droit pénal, droit commercial et, selon les domaines, droit civil). Comme preuve, ou comme commencement de preuve, selon les cas.
Reste que, d'un point de vue technique, un message électronique n'apporte généralement aucune fiabilité quant à l'identité de l'expéditeur et à l'intégrité du message. Sa valeur probatoire est donc soumise à l'appréciation du magistrat qui aura à statuer, et dépendra de la connaissance technique de ce dernier.
  • par courrier : moyen de communication coûteux et peu rapide.Des logiciels de traitement de texte vous permettent via le publipostage de personnaliser chaque courrier.
  • les SMS : rapides mais plus difficiles à en conserver la trace.

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Fidéliser les adhérents

Les adhérents sont les clients de l’union commerciale. Il faut les satisfaire en atteignant les objectifs, mais la réussite dépend en grande partie de la motivation des adhérents et de l’image qu’ils ont de l’union commerciale.

Les rassembler fréquemment est le premier encouragement vers leur motivation. La fidélisation des adhérents réside dans leur enthousiasme à se retrouver.

En constituant une équipe dont l’entente est solide et l’ambiance de travail agréable, les dirigeants ont peu de mal à obtenir un travail sérieux et créatif de la part des adhérents.

Chaque membre a besoin d’être reconnu au sein de l’association. Il est donc nécessaire de les solliciter et de les remercier régulièrement. Mettre en valeur les réussites de chacun est un facteur de motivation majeur.

Déléguer les responsabilités est un moyen de montrer aux adhérents que chacun d’entre eux est utile à l’association. C’est pourquoi il est important de diviser les tâches entre les membres.
Une compétition entre les membres est souvent stimulante pour ces derniers.
Par exemple, il est possible d’offrir une récompense à celui qui s’implique régulièrement ou à celui qui parraine de nouveaux adhérents.

Enfin, il faut présenter les résultats aux membres. Ils ont besoin de savoir que leurs cotisations et le temps qu’ils offrent à l’association sont utiles.

La commission de communication peut rédiger un bulletin, suite à chaque action, qui en comporte le bilan. Il peut être distribué aux membres ou publié sur le site internet de l’association.

La motivation vient principalement de la bonne entente entre les membres. Il faut donc garder une ambiance chaleureuse lors des échanges d’idées sur les projets. L’information est essentielle.
Il est donc nécessaire de diffuser les bilans des actions de manière systématique.


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Formations à la communication

Des formations à l'utilisation des différentes formes de communication sont proposées par CCI Formation.


Formations à l'animation des unions commerciales++

La fédération Cap à l'Ouest organise des formations http://www.capalouest.org/index.php?tg=oml&file=main_ovml.ovml&ThmId=27&CatId=1&CatMenu=1&detail=446pour aider les responsables et les adhérents à se structurer

        

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